Wie man e-Mails rechtssicher archivieren kann

computing-e-MailsDie Archivierung von E-Mails ist für Betriebe eine nicht immer leichte Aufgabe. Der Gesetzgeber verlangt, dass ein- und ausgehende Korrespondenz, die ein Geschäft vorbereitet, es abwickelt, oder rückgängig macht aufbewahrt werden müssen.

Die Vielzahl der Unterlagen, die zur Vorlage bereit gehalten werden müssen, machen eine zentrale Speicherung und E-Mail-Archivierung nicht nur sinnvoll, sondern auch notwendig.

Rechtliche Anforderungen, wie die Aufbewahrung von Aufträgen, Reklamationsschreiben, Rechnungen, Zahlungsbelegen oder Verträgen, sowie aller Unterlagen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, verlangen ein intelligentes E-Mail-Management.

Die Anforderungen

Komplexe Probleme verlangen nach einer gut strukturierten Regelung. Schön wäre es, wenn man eine Software erhalten könnte, die eine ganzheitliche Lösung in Sachen E-Mail bereithalten würde. Nun, die lässt sich finden, zum Beispiel bei Reddoxx.

Archivierung, Antispam, Virenschutz und Verschlüsselung aus einer Hand, das sind Komplettlösungen, die Sie als Unternehmer erwarten dürfen. Lästige Spammails sollten gänzlich herausgefiltert werden, die Übertragung sensibler Geschäftsdaten ohne Sicherheitsrisiko erfolgen und dies alles bei uneingeschränkt schnellem Zugriff auf gesendete oder empfangene E-Mails. Mit einem guten Programm sollte es kein Problem sein bis zu 50.000 Mail Accounts zu verwalten. Das Management sollte deutlich vereinfacht werden, und der Zugriff auf zentrale Daten erleichtert sein.

Eine rückwirkende Archivierung sollte ebenfalls zu den Standards gehören, wie ein optimiertes Backup und Recovery. Ihr Unternehmen wächst, und die Anforderungen mit, daher ist eine Anpassung an den jeweiligen Bedarf in modularen Schritten sehr von Vorteil. Übrigens – mit Hilfe eines Archivierungsprogramms können Mailserver, Storage und Netzwerk deutlich entlastet werden.

Die Vorteile liegen klar auf der Hand

Wer kennt es nicht? Eine wichtige E-Mail ist im unübersichtlichen Datendschungel einfach nicht mehr auffindbar. Mit einem gut strukturierten Maildepot, das mit einer Volltextsuche ausgestattet ist, gehören solche Probleme der Vergangenheit an. In Bruchteilen von Sekunden werden E-Mails und alle textlich relevanten Anhänge durchsucht. Wie wichtig dies sein kann, wird deutlich, wenn man sich einmal die gesetzlichen Vorgaben näher ansieht.

Was sagt der Gesetzgeber?

Dokumente mit Belegfunktion müssen für sechs Jahre aufbewahrt werden, Unterlagen der Buchhaltung, Bilanzen oder Buchungen zehn Jahre.Die Aufbewahrungsfrist gilt auch für Attachments der Mail, soweit diese für das Verständnis des Inhalts der Nachricht erforderlich sind.

Die Daten müssen während der Dauer der Fristen jederzeit verfügbar sein, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können. Die revisionssichere Speicherung muss darüber hinaus fälschungssicher sein. Die Verantwortung liegt hier in vollem Umfang beim Unternehmer, der auch mit seinem privaten Vermögen zur Haftung herangezogen werden kann.

Bild von Listener42 via flickr.com

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